Neben dem Gartenamt ist auch das Amt für Verkehrsmanagement, die Polizei und die Feuerwehr an der Organisation für die Brennholztage beteiligt. Alle helfen mit, dass es bei der An- und Abfahrt der Selbstabholer zu keinen Verkehrsproblemen kommt. Auch die Awista engagiert sich vor Ort. Das Brennholz selbst, 1.000 Kubikmeter Stammholz, lagert momentan noch auf dem Hauptbetriebshof des Gartenamtes, hinter der Arena in Stockum. Die hohen Holzstapel werden Stück für Stück in Container verladen. Die Container werden wiederum an den Brennholztagen zum Aquazoo-Parkplatz transportiert.
Am Freitag und am Samstag werden bis zu 30 Gartenamtsmitarbeiter bei der Verteilung des Brennholzes helfen. Ab 10 bis 16 Uhr können die größtenteils 30 bis 35 Zentimeter langen Holzstücke abgeholt werden. Auf den Parkplatz des Aquazoos gelangen die Pkw-Fahrer über Empfang und Spendenannahme zu den Containern mit dem Brennholz. Danach werden die Autofahrer über einen Fahrtweg auf der linken Seite des Parkplatzes wieder hinausgeführt. So wird der Verkehrsfluss bei An- und Abfahrt geregelt.
Es wird noch einmal auf die Vorgaben und Regeln für Abholer hingewiesen, um auch die Sicherheit zu gewährleisten:
Abgabe nur in haushaltsüblichen Mengen (maximal 1 Raummeter) an Privathaushalte, keine Wiederverkäufe.
Abgabe nur an Privathaushalte/Eigenverbraucher (es wird um eine freiwillige Spende gebeten).
Es wird kein abgetrocknetes, gespaltenes Holz abgegeben, lediglich größtenteils auf Kaminlänge gestutzt (zirka 30 bis 35 Zentimeter). Es handelt sich um Brennholz aus Eiche, Buche, Ahorn, Robinie, Platane, Tanne und Fichte.
Es dürfen keine privaten Sägen vor Ort eingesetzt werden.
Das Holz muss von den Abholern selbst eingeladen werden. Deshalb wird empfohlen, Handschuhe mitzubringen und den Kofferraum des Autos mit Plane oder Matten auszulegen.
Die Holzstämme müssen erst völlig trocken gelagert werden – abhängig von der Baumart sind das bis zu drei Jahre. Auch muss das Holz selbst gespalten werden.
Ladungssicherheit und maximale Zuladung beachten, das Holz ist sehr schwer, da es nicht abgetrocknet ist.