Darauf hat die Stadtverwaltung bereits durch eine Erhöhung der Ausbildungszahlen reagiert. Oberbürgermeister Thomas Geisel: "Zugleich verschärft sich auch die Lage am Arbeitsmarkt: die steigende Nachfrage trifft auf ein kleiner werdendes Angebot von Fachkräften. Wir müssen also davon ausgehen, dass der absehbare Verlust von qualifizierten Arbeitskräften auf Dauer kaum mehr auszugleichen sein wird."
600 Ideen und Vorschläge
Fast 600 Ideen und Vorschläge aus den einzelnen Ämtern und Dezernaten wurden in der Lenkungsgruppe bestehend aus der Verwaltungskonferenz, Mitgliedern des Personalrates, dem Hauptamt - Amt für Personal, Organisation und IT und der Projektleitung diskutiert. Sofern die vorgestellten Konzepte sinnvoll und umsetzbar erschienen, wurde das Amt mit der Detaillierung der Vorschläge und der Erarbeitung eines Umsetzungskonzepts (Migration) beauftragt.
"Einige Vorschläge wurden jedoch auch verworfen, zum Beispiel, weil damit wichtige Dienstleistungen für die Bürgerinnen und Bürger weggefallen wären." so Oberbürgermeister Thomas Geisel.
Die aufgaben- und prozesskritische Überprüfung im Projekt Verwaltung 2020 betraf bisher rund 8.172 Stellen und überplanmäßige Funktionen (Stichtag 01.01.2016). Einige Bereiche mit insgesamt 1.532 Stellen und überplanmäßigen Funktionen wurden bisher nicht einbezogen (z.B. Feuerwehr, Tonhalle, Jobcenter), da zum Teil bereits Organisationsprojekte dazu laufen beziehungsweise abgewartet werden, bevor eine Bearbeitung im Projekt Verwaltung 2020 erfolgt.
Als Ergebnis der Beratungen der Vorschläge in der Lenkungsgruppe ergibt sich zum jetzigen Zeitpunkt ein Optimierungspotenzial von 13,2 % der Stellen und überplanmäßigen Funktionen (Stichtag 01.01.2016), das entspricht 1080 Vollzeitstellen. Einige Fachbereiche sind noch in der Erarbeitung bzw. Vertiefung ihrer Konzepte.
Die meisten Maßnahmen betreffen eine verbesserte Organisation und Schnittstellen (32%). Auch durch eine Anpassung des Leistungsumfang (29%), effizientere Prozesse und Digitalisierung (26%) sowie Optimierung der Fremdvergaben (13%) kann die Arbeit noch effizienter gestaltet werden, wobei "Optimierung von Fremdvergaben" in manchen Fällen auch heißt, bislang extern vergebene Aufgaben wieder durch die Verwaltung selbst auszuführen.
Erforderliche Investitionen insbesondere im Bereich Digitalisierung
Um diese Potenziale ausschöpfen zu können sind zum Teil Investitionen zum Beispiel in Prozessanalysen, insbesondere aber in eine verbesserte IT bzw. technische Ausstattung erforderlich. Beispiele hierfür sind die Digitalisierung von Arbeitsabläufen, die Einführung der elektronischen Akte und ein Scanning von Eingangspost und Dokumenten für eine elektronische Verarbeitung. Eine aus sämtlichen Einzelmaßnahmen von Verwaltung 2020 hergeleitete erste Schätzung für den Investitionsbedarf für die Verwaltungsmodernisierung zeigt einen Gesamtbedarf von 12 Millionen Euro bis 2020, von denen für das Jahr 2017 mindestens 2 Millionen Euro zu veranschlagen sind. Etwa zwei Drittel der Maßnahmen von Verwaltung 2020 lassen sich mit einem geringem Investitionsaufwand umsetzen, da sie sich auf Anpassungen der internen Organisation, Schnittstellen, Leistungsumfang und Abläufe beziehen.
Mögliche Auswirkungen auf das Personalkostenbudget
Die aktuelle Prognose für die Personalkosten der aktiven Beschäftigten der Landeshauptstadt im Jahr 2016 (exkl. Ausbildung, Beihilfe, Versorgung und Rückstellungen; inkl. Stadtbetrieb Zentrale Dienste; ohne ausgegliederte Bereiche und den Stadtentwässerungsbetrieb) beträgt 492 Millionen Euro. Eine Hochrechnung der Personalkosten ergibt einen Anstieg auf 561 Millionen Euro im Jahr 2020. Ohne eine Umsetzung der Maßnahmen von Verwaltung 2020 ergäbe sich damit eine Deckungslücke von zirka 46 Millionen Euro für die Personalkosten in 2020.
Personaldezernent Prof. Andreas Meyer-Falcke: "Die Umsetzung von Verwaltung 2020 wird diese Deckungslücke schließen und den Anstieg der Personalkosten nachhaltig eindämmen."
Weiteres Vorgehen
Bis Mitte Dezember wurde der Prozess durch die externe Beratungsfirma Bülow & Consorten unterstützt. Die Leitung des Projektes übernimmt nun Peter Adelskamp, bislang Leiter der Abteilung für Organisation und IT des Hauptamtes. Der Zeitplan für die Planung für die erforderlichen Gremienbeteiligungen, insbesondere des Personalrate und der Fachausschüsse, sowie der Umsetzung wird im ersten Quartal fertiggestellt. Ab Anfang 2017 werden die Maßnahmen über alle 45 beteiligten Organisationseinheiten und Dezernate sukzessive umgesetzt und die erforderlichen Beteiligungen und Beschlussfassungen vorbereitet.
